Dokumentace integrace Raynet

Tato stránka je dokumentací integračního modulu Raynet. Základní informace o modulu jako je cena a kontakty naleznete zde.

Integrace podporuje všechny verze IS Pohoda (MDB, SQL a E1). Služba Connectify je napojena na konkrétní účetní jednotku IS Pohoda. Komunikace probíhá na úrovni XML i databáze.

Datovou uzávěrku je potřeba provádět ve spolupráci s námi.

Doporučujeme mít nastavené pravidelné zálohy Vašich dat v Pohodě.

Propojené agendy

Propojené agendy jsou (z hlediska Pohody) Adresář, Skladové zásoby, Prodejní ceny, Vydané nabídky, Přijaté objednávky, Vydané faktury a Zakázky. Výběr přenášených agend je volitelný. Povinný je pouze Adresář. Vazby mezi agendami nelze měnit, čili není možné přenášet např. objednávky do faktur. Integrace podporuje práci s cizími měnami u dokladů i ceníků produktů.

Základní i vlastní pole z Raynetu je pomocí nastavení možné propojit s jakýmkoliv polem v Pohodě. Např. stav zásoby z Pohody je možné nahrávat do volitelného pole v Raynetu. Tato možnost je v obou směrech přenosů.

U každé z agend je možné nastavit filtr na přenášené záznamy, např. skladové položky z určitého skladu, vybraná skupina zákazníků, doklady v konkrétní číselné řadě, atd.

Příklad propojení základních polí Adresáře v Pohodě s vlastními poli v CRM Raynet.

Podmínky pro úspěšné provozování integrace z hlediska dat v Pohodě

  • Aby bylo možné přenášet doklady z Pohody do Raynetu, musí existovat vazba mezi dokladem a záznamem v adresáři
  • Skladové položky musí mít unikátní Kód
  • Pro úspěšný přenos dokladů v cizí měně, musí v CRM Raynet i IS Pohoda existovat ceník/prodejní cena v dané měně.
  • Pro uchování vazby mezi objednávkou a obchodním případem v Raynetu, vytváří Connectify automaticky zakázky v IS Pohoda, které páruje na přijaté objednávky nebo vydané nabídky. Je-li agenda zakázek v Pohodě běžně používána, nebude integrace možná.

Agenda Adresář <-> Klienti

Adresář se synchronizuje obousměrně.
Přenos směr Pohoda –> CRM Raynet

Pokud se jedná o hlavní (fakturační) adresu, tato se přenese do CRM Raynet do sekce Klienti. Pokud je u firmy v Pohodě vyplněno pole IČ a Firma, nahraje se do CRM Raynet jako právnická osoba. Jako fyzickou osobu nahraje Connectify do CRM Raynet v případě, že je vyplněno pole Firma a IČ je prázdné nebo je vyplněno pole Jméno a pole IČ je prázdné. Lze zvolit jen jeden z těchto mechanismů.

Přenos směr CRM Raynet -> Pohoda

Povinná pole pro import adresy jsou:

  • Název firmy / fyzické osoby
  • Ulice
  • PSČ + Město
  • www musí mít maximálně 32 znaků
Odpovědné osoby v AD Pohody jsou napojeny na vlastníky záznamu v RayNetu. Musí se shodovat pole jméno i příjmení.

Agenda Adresář (Dodací adresy) <-> Sídla firem / Kontaktní osoby

Tato synchronizace je obousměrná.

Směr Pohoda -> CRM Raynet

Dodací adresy lze z Pohody přenášet do RayNetu jako sídla firem nebo jako kontaktní osoby. Lze zvolit jen jeden z těchto mechanismů.

Sídla firem

Pokud není u dodací adresy vyplněno pole „Jméno“, dosadí se do názvu Ulice, protože pole jméno je v CRM Raynet povinné.

Aby se dodací adresa správně propisovala do dokladů (nabídka, objednávka) na straně Raynetu, je potřeba u klienta vybrat provozovnu, nastavit jako výchozí a uložit. Nyní bude v nově vytvořených dokladech použita zvolená provozovna a ta následně přenesena do Pohody jako dodací adresa.

Směr CRM Raynet -> Pohoda

Sídla firem se nahrávají do Pohody pouze jako dodací adresy.

Agenda Adresář (Kontaktní osoby / Dodací adresy) <-> Kontaktní osoby

Kontaktní osoby se synchronizují obousměrně.

Přenos směr Pohoda –> CRM Raynet

Kontaktní osoby z Pohody se přenáší do sekce Kontaktní osoby.

Přenos směr CRM Raynet -> Pohoda

Kontaktní osoby z CRM Raynet lze přenášet v Pohodě do Kontaktních osob nebo dodacích adres. Lze zvolit jen jeden z těchto mechanismů.

Agenda Zakázky <-> Obchodní případy

Obchodní případy se synchronizují se zakázkami v IS Pohoda obousměrně. Z hlediska RayNetu se jeden OP rovná jedné konkrétní obchodní transakci, tedy jedné objednávce. V IS Pohoda je ke každé Přijaté objednávce založena jedna Zakázka a tyto záznamy jsou mezi sebou propojené.

Přenos směr Pohoda –> CRM Raynet

Stav Obchodního případu v CRM Raynet se mění na základě stavu Přijaté objednávky v Pohodě. Např. pokud je objednávka v IS Pohoda ve stavu „Nevyřízená“, je stav OP v CRM Raynet „Před uzavřením“, pokud je vyřízená a není stornovaná, bude stav OP „Výhra“ a pokud bude objednávka stornovaná, bude stav u OP „Zrušeno“.

Datum uzavření OP je možné čerpat z data vystavení Vydané faktury v IS Pohoda. Pro tyto případy musí v IS Pohoda existovat vazba mezi Přijatou objednávkou a Vydanou fakturou.

Přenos směr CRM Raynet -> Pohoda

Obchodní případ se do zakázek Pohody obvykle přenese ve chvíli, když je přepnut do stavu „Výhra“. I toto výchozí nastavení lze modifikovat.

Již existující zakázky v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, změny je tedy možné přenášet pouze z Pohody do Raynetu.

Agenda Vydané nabídky <- Nabídky

Nabídky se přenáší jen z RayNetu do Pohody do agendy „Vydané nabídky“. Aplikace přenáší hlavičku dokladu i položky. Ty mohou být vybrány z ceníku (pak se nahrají s vazbou na sklad) nebo textové.

Nabídka musí být spárována s obchodním případem. Import do IS Pohoda je možné podmínit stavem v CRM Raynet.

Již existující nabídky v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, je tedy potřeba je přenášet až ve finálním stavu.

Agenda – Přijaté objednávky <-> Objednávky

Objednávky se přenáší obousměrně.

Aby došlo k přenosu objednávky, musí mít vazbu na adresář a musí obsahovat položky, ať už textové nebo skladové. Nesmí však obsahovat prázdný řádek. Stav objednávky se řídí podle stavu Přijaté objednávky v IS Pohoda. Obvykle se definuje takto - pokud je objednávka v IS Pohoda ve stavu „Nevyřízená“, je stav Objednávky v CRM Raynet „Příprava“, pokud je vyřízená a není stornovaná, bude stav Objednávky „Akceptována“ a pokud bude objednávka stornovaná, bude stav u Objednávky v CRM Raynet „Zrušena“.

Objednávku není potřeba v IS Pohoda ručně označovat zakázkou. Při přenosu objednávky dojde automaticky k založení zakázky, která je spárována s Přijatou objednávkou. V RayNetu se vytvoří nová objednávka a OP se vzájemnou synchronizací.

Pokud bude přijatá objednávka obsahovat zakázku, která byla dříve přiřazena jiné objednávce, dojde k odstranění vazby na zakázku u nové objednávky a vytvoření nové zakázky. Nově vytvořená Zakázka bude automaticky navázána na novější objednávku.

Přenos směr CRM Raynet –> Pohoda

Objednávka je vždy vytvořena s vazbou na zakázku a na adresář. Přenáší se i položky objednávky. Objednávka i obchodní případ musí být vzájemně synchronizované.

Již existující objednávky v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, změny je tedy možné přenášet pouze z Pohody do Raynetu.

Agenda Vydané faktury <-> Běžné faktury

V CRM Raynet je nejprve potřeba zažádat o aktivaci Fakturačního modulu. Ten se po té objeví ve Vaší instanci v Nastavení – Rozšíření – Fakturační modul (sekce účetnictví).

Connectify synchronizuje všechny sekce modulu Fakturace, tedy Běžné faktury, Zálohové faktury (Vydané zálohové faktury) i Opravné doklady (Opravný daň. Doklad).

Faktury se přenáší obousměrně. Opět pouze ty, s vazbou na adresář a musí obsahovat položky (skladové nebo textové). Pokud bude např. při přenosu směrem z IS Pohoda do CRM Raynet částka zapsána pouze do rekapitulace, nepřenese se správně hodnota faktury, resp. bude 0,-.

Již existující faktury v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, změny včetně likvidací je tedy možné přenášet pouze z Pohody do Raynetu.
Agenda Vydané faktury - úhrady faktur

Úhrady faktur se přenáší pouze směrem z IS Pohoda do CRM Raynet. Podporovány jsou všechny typy likvidace i více likvidací u jedné faktury.

Agenda Zásoby -> Produkty

Skladové položky se přenáší jen z Pohody do RayNetu. Přenáší se všechny typy skladových položek (Karta, textová, služba, komplet, souprava, výrobek). V CRM Raynet nemůže být položka s duplicitním kódem. Po založení vlastních polí a úpravy nastavení Connectify je ale možné, vidět počet kusů z ostatních skladů v IS Pohoda.

Agenda Prodejní ceny -> Ceníky

Ceníky se přenáší jen z IS Pohoda do CRM Raynet. Pokud ceník v CRM Raynet neexistuje, založí se automaticky. Pokud je ceník v cizí měně, musí být tato měna založena v CRM Raynetu (Nastavení – číselníky. Obchod – ceníky).

Agenda Zásoby (Slevy) -> Ceníky (položky)

Položkami ceníku jsou myšleny související ceny se skladovou zásobou, které jsou vidět na záložce Slevy v agendě Zásoby. Přenáší se jen směrem z IS Pohoda do CRM Raynet. Při aktualizaci skladové zásoby se vždy aktualizují i všechny související ceny.