Dokumentace integrace Raynet

Tato stránka je dokumentací integračního modulu Raynet. Základní informace o modulu jako je cena a kontakty naleznete zde.

Integrace podporuje všechny verze IS Pohoda (MDB, SQL a E1). Služba Connectify je napojena na konkrétní účetní jednotku IS Pohoda. Komunikace probíhá na úrovni XML i databáze.

Datovou uzávěrku je potřeba provádět ve spolupráci s námi.

Doporučujeme mít nastavené pravidelné zálohy Vašich dat v Pohodě.

Propojené agendy

Propojené agendy jsou (z hlediska Pohody) Adresář, Skladové zásoby, Prodejní ceny, Vydané nabídky, Přijaté objednávky, Vydané faktury a Zakázky. Výběr přenášených agend je volitelný. Povinný je pouze Adresář. Vazby mezi agendami nelze měnit, čili není možné přenášet např. objednávky do faktur. Integrace podporuje práci s cizími měnami u dokladů i ceníků produktů.

Základní i vlastní pole z Raynetu je pomocí nastavení možné propojit s jakýmkoliv polem v Pohodě. Např. stav zásoby z Pohody je možné nahrávat do volitelného pole v Raynetu. Tato možnost je v obou směrech přenosů.

U každé z agend je možné nastavit filtr na přenášené záznamy, např. skladové položky z určitého skladu, vybraná skupina zákazníků, doklady v konkrétní číselné řadě, atd.

Příklad propojení základních polí Adresáře v Pohodě s vlastními poli v CRM Raynet.

Podmínky pro úspěšné provozování integrace z hlediska dat v Pohodě

  • Aby bylo možné přenášet doklady z Pohody do Raynetu, musí existovat vazba mezi dokladem a záznamem v adresáři
  • Skladové položky by měly mít v rámci přenášených skladů unikátní kódy
  • Pro úspěšný přenos dokladů v cizí měně, musí v CRM Raynet i IS Pohoda existovat ceník/prodejní cena v dané měně
  • Integrace využívá pro reprezetnaci obchodních případů z Raynetu agendu zakázek v Pohodě. Pokud tedy potřebujete zakázky využívat pro evidenci dlouhodobých zakázek, či vlastní kategorizaci, je potřeba určit volitelné, či jiné textové pole na objednávkách, které bude obsahovat vazbu na zakázku integrace

Registrace DPH v EU

Tato integrace podporuje import v režimech OSS i Registrace DPH v EU pro faktury, nabídky a objednávky.

Nastavení

Pro využití importu v obou EU režimech je nejdříve potřeba vše nastavit v Pohodě a následně v nastavení integrace. Integrace bude provádět import v EU režimech pouze pro země obsažené v nastavení.

Nastavení OSS

Pro každou zemi je třeba mít nastavené důkazní prostředky a výchozí druh dodání pro textové položky. Při importu dokladu se následně podle země odběratele a nastavení OSS v integraci určí zda se jedná o import OSS dokladu. Pokud ano, je doklad naimportován s důkazními prostředky z nastavení. Pro jednotlivé položky dokladu se druh dodání určuje na základě toho, zda se jedná o textovou položku, či o položku s vazbou na sklad. Pokud se jedná o textovou položku, je použitý výchozí druh dodání pro danou zemi z nastavení OSS integrace. Pokud se jedná o položku s vazbou na sklad, je použitý druh dodání z navázané skladové zásoby.

Nastavení registrace DPH v EU

Nastavení integrace musí obsahovat dičo pro každou zemi, kde je uživatel integrace zaregistrován jako plátce DPH. Při importu dokladu se následně podle země odběratele a nastavení integrace určí zda se jedná o import v režimu Registrace DPH v EU.

Agenda Adresář <-> Klienti

Integrace nasazené po 1.7.2023 pracují v základním nastavení v rámci adresáře Pohody pouze s polem Firma, pole Jméno je ignorované. Pro práci s polem Jméno je potřeba nastavením určit, za jakých podmínek pole používat.

Adresář se synchronizuje obousměrně.

Přenos směr Pohoda –> CRM Raynet

Pokud se jedná o hlavní (fakturační) adresu, tato se přenese do CRM Raynet do sekce Klienti. Pokud je u firmy v Pohodě vyplněno pole IČ a Firma, nahraje se do CRM Raynet jako právnická osoba. Jako fyzickou osobu nahraje Connectify do CRM Raynet v případě, že je vyplněno pole Firma a IČ je prázdné nebo je vyplněno pole Jméno a pole IČ je prázdné. Lze zvolit jen jeden z těchto mechanismů.

Přenos směr CRM Raynet -> Pohoda

Povinná pole pro import adresy jsou:

  • Název firmy / fyzické osoby
  • Ulice
  • PSČ + Město
  • www musí mít maximálně 32 znaků
Odpovědné osoby v AD Pohody jsou napojeny na vlastníky záznamu v RayNetu. Musí se shodovat pole jméno i příjmení.

Agenda Adresář (Dodací adresy) <-> Sídla firem / Kontaktní osoby

Tato synchronizace je obousměrná.

Směr Pohoda -> CRM Raynet

Dodací adresy lze z Pohody přenášet do RayNetu jako sídla firem nebo jako kontaktní osoby. Lze zvolit jen jeden z těchto mechanismů.

Sídla firem

Pokud není u dodací adresy vyplněno pole „Jméno“, dosadí se do názvu Ulice, protože pole jméno je v CRM Raynet povinné.

Aby se dodací adresa správně propisovala do dokladů (nabídka, objednávka) na straně Raynetu, je potřeba u klienta vybrat provozovnu, nastavit jako výchozí a uložit. Nyní bude v nově vytvořených dokladech použita zvolená provozovna a ta následně přenesena do Pohody jako dodací adresa.

Směr CRM Raynet -> Pohoda

Sídla firem se nahrávají do Pohody pouze jako dodací adresy.

Agenda Adresář (Kontaktní osoby / Dodací adresy) <-> Kontaktní osoby

Kontaktní osoby se synchronizují obousměrně.

Přenos směr Pohoda –> CRM Raynet

Kontaktní osoby z Pohody se přenáší do sekce Kontaktní osoby.

Přenos směr CRM Raynet -> Pohoda

Kontaktní osoby z CRM Raynet lze přenášet v Pohodě do Kontaktních osob nebo dodacích adres. Lze zvolit jen jeden z těchto mechanismů.

Agenda Zakázky <-> Obchodní případy

Obchodní případy se synchronizují se zakázkami v IS Pohoda obousměrně. Z hlediska RayNetu se jeden OP rovná jedné konkrétní obchodní transakci, tedy jedné objednávce. V IS Pohoda je ke každé Přijaté objednávce založena jedna Zakázka a tyto záznamy jsou mezi sebou propojené.

Přenos směr Pohoda –> CRM Raynet

Stav Obchodního případu v CRM Raynet se mění na základě stavu Přijaté objednávky v Pohodě. Např. pokud je objednávka v IS Pohoda ve stavu „Nevyřízená“, je stav OP v CRM Raynet „Před uzavřením“, pokud je vyřízená a není stornovaná, bude stav OP „Výhra“ a pokud bude objednávka stornovaná, bude stav u OP „Zrušeno“.

Datum uzavření OP je možné čerpat z data vystavení Vydané faktury v IS Pohoda. Pro tyto případy musí v IS Pohoda existovat vazba mezi Přijatou objednávkou a Vydanou fakturou.

Přenos směr CRM Raynet -> Pohoda

Obchodní případ se do zakázek Pohody obvykle přenese ve chvíli, když je přepnut do stavu „Výhra“. I toto výchozí nastavení lze modifikovat.

Již existující zakázky v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, změny je tedy možné přenášet pouze z Pohody do Raynetu.

Agenda Vydané nabídky <- Nabídky

Nabídky se přenáší jen z RayNetu do Pohody do agendy „Vydané nabídky“. Aplikace přenáší hlavičku dokladu i položky. Ty mohou být vybrány z ceníku (pak se nahrají s vazbou na sklad) nebo textové.

Nabídka musí být spárována s obchodním případem. Import do IS Pohoda je možné podmínit stavem v CRM Raynet.

Již existující nabídky v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, je tedy potřeba je přenášet až ve finálním stavu.

Agenda – Přijaté objednávky <-> Objednávky

Objednávky se přenáší obousměrně.

Aby došlo k přenosu objednávky, musí mít vazbu na adresář a musí obsahovat položky, ať už textové nebo skladové. Nesmí však obsahovat prázdný řádek. Stav objednávky se řídí podle stavu Přijaté objednávky v IS Pohoda. Obvykle se definuje takto - pokud je objednávka v IS Pohoda ve stavu „Nevyřízená“, je stav Objednávky v CRM Raynet „Příprava“, pokud je vyřízená a není stornovaná, bude stav Objednávky „Akceptována“ a pokud bude objednávka stornovaná, bude stav u Objednávky v CRM Raynet „Zrušena“.

Objednávku není potřeba v IS Pohoda ručně označovat zakázkou. Při přenosu objednávky dojde automaticky k založení zakázky, která je spárována s Přijatou objednávkou. V RayNetu se vytvoří nová objednávka a OP se vzájemnou synchronizací.

Pokud bude přijatá objednávka obsahovat zakázku, která byla dříve přiřazena jiné objednávce, dojde k odstranění vazby na zakázku u nové objednávky a vytvoření nové zakázky. Nově vytvořená Zakázka bude automaticky navázána na novější objednávku.

Přenos směr CRM Raynet –> Pohoda

Objednávka je vždy vytvořena s vazbou na zakázku a na adresář. Přenáší se i položky objednávky. Objednávka i obchodní případ musí být vzájemně synchronizované.

Již existující objednávky v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, změny je tedy možné přenášet pouze z Pohody do Raynetu.

Agenda Vydané faktury <-> Běžné faktury

V CRM Raynet je nejprve potřeba zažádat o aktivaci Fakturačního modulu. Ten se po té objeví ve Vaší instanci v Nastavení – Rozšíření – Fakturační modul (sekce účetnictví).

Connectify synchronizuje všechny sekce modulu Fakturace, tedy Běžné faktury, Zálohové faktury (Vydané zálohové faktury) i Opravné doklady (Opravný daň. Doklad).

Faktury se přenáší obousměrně. Opět pouze ty, s vazbou na adresář a musí obsahovat položky (skladové nebo textové). Pokud bude např. při přenosu směrem z IS Pohoda do CRM Raynet částka zapsána pouze do rekapitulace, nepřenese se správně hodnota faktury, resp. bude 0,-.

Již existující faktury v Pohodě nelze pomocí xml aktualizovat, změny včetně likvidací je tedy možné přenášet pouze z Pohody do Raynetu.
Agenda Vydané faktury - úhrady faktur

Úhrady faktur se přenáší pouze směrem z IS Pohoda do CRM Raynet. Podporovány jsou všechny typy likvidace i více likvidací u jedné faktury.

Agenda Zásoby -> Produkty

Skladové položky se přenáší jen z Pohody do RayNetu. Přenáší se všechny typy skladových položek (Karta, textová, služba, komplet, souprava, výrobek). V CRM Raynet nemůže být položka s duplicitním kódem. Po založení vlastních polí a úpravy nastavení Connectify je ale možné, vidět počet kusů z ostatních skladů v IS Pohoda.

Agenda Prodejní ceny -> Ceníky

Ceníky se přenáší jen z IS Pohoda do CRM Raynet. Pokud ceník v CRM Raynet neexistuje, založí se automaticky. Pokud je ceník v cizí měně, musí být tato měna založena v CRM Raynetu (Nastavení – číselníky. Obchod – ceníky).

Agenda Zásoby (Slevy) -> Ceníky (položky)

Položkami ceníku jsou myšleny související ceny se skladovou zásobou, které jsou vidět na záložce Slevy v agendě Zásoby. Přenáší se jen směrem z IS Pohoda do CRM Raynet. Při aktualizaci skladové zásoby se vždy aktualizují i všechny související ceny.